Wordt deze nieuwsbrief niet goed weergegeven? Bekijk dan de webversie
Redactie en reactieadres
Dienstenorganisatie Protestantse Kerk
LRP TEAM
Postbus 8527
3503 RM Utrecht
E:  lrp-help@pkn.nl
T:  030 – 880 1777 (doorkiesmogelijkheid 2)
W: www.protestantsekerk.nl/lrpnetwerk

Nummer 3 –  april 2016

LRP nieuwsbrief april 2016
 
Bijeenkomsten over Ledenadministratie; een terugblik
Bijeenkomsten over bijdragenadministratie: een vooruitblik
Financiële acties en LRP-dienstverlening
Handleidingen LRP
 
 
 
Bijeenkomsten over Ledenadministratie; een terugblik
De afgelopen 2 maanden zijn op een groot aantal locaties verspreid over het land voorlichtingsbijeenkomsten gehouden over de ledenadministratie. Deze bijeenkomsten werden zeer goed bezocht. Een aantal zo goed, dat de maximale ruimte van de zaal bijna werd overschreden.
Gezien het aantal vooraf ingediende en tijdens de bijeenkomst gestelde vragen voorziet deze vorm van voorlichting in een duidelijke behoefte.
Niet alleen over het werken met LRP, maar ook over de regelgeving ten aanzien van de ledenregistratie binnen de Protestantse Kerk.
Wat gebeurt er nu precies bij verhuizingen. Welke gegevens worden door LRP automatisch verwerkt.
Welke (controlerende) rol speelt de ledenadministrateur bij het ontvangen van een melding.
Ook werd uitleg gegeven over begrippen als Voorkeurslid en Gastlid. Wat is nu precies het verschil?
Hoe ga je als gemeente om met Meegeregistreerden. Wat is nu precies een Blijkgever van verbondenheid? Een lastig onderwerp als Pastorale Eenheid (PE) werd evenmin vermeden.
Ruim aandacht werd gegeven aan de mogelijkheden die LRP biedt aan de ledenadministrateur om een zo correct mogelijke ledenregistratie te realiseren, zonder dat men hierover in de stress raakt.
Sommige van de aanwezige mogelijkheden zijn nieuw in LRP ontwikkeld, andere zijn ‘handigheidjes’ waarbij gebruik gemaakt wordt van een overzicht in Excel.
 
Mocht u niet in de gelegenheid zijn geweest om één van de bijeenkomsten bij te wonen en u heeft wel vragen over het werken met LRP, dan heeft u altijd nog de mogelijkheid u aan te melden voor één van de regionale ‘spreekuren’, die regelmatig op een locatie bij u in de buurt wordt gehouden. Tijdens deze ondersteuningsbijeenkomsten is de LRP gemeenteadviseur aanwezig die uw vragen kan beantwoorden.
Het is nodig vooraf een afspraak te maken. Dit doet u vanuit LRP door na in te loggen te kiezen voor het tabblad Regionale ondersteuning. Vervolgens wordt u doorgeleid naar de agenda van de betreffende gemeenteadviseur.
 
Bijeenkomsten over bijdragenadministratie: een vooruitblik
Een aantal van de tijdens de gehouden bijeenkomsten over ledenadministratie ingediende vragen betrof de bijdragenadministratie. Omdat de bijdragenadministratie geen deel uitmaakte van het programma van de avond konden deze onderwerpen niet worden behandeld. Regelmatig bereikte ons ook via andere wegen de vraag of wellicht dit jaar ook informatiebijeenkomsten over de bijdragenadministratie kunnen worden gehouden.
Jaarlijks wordt al de mogelijkheid geboden aan gemeenten om ondersteuning te krijgen bij de voorbereiding van de Aktie Kerkbalans.
Maar wij staan niet onwelwillend tegenover het idee van informatiebijeenkomsten over de bijdragenadministratie in het algemeen.
Binnenkort zal worden onderzocht op welke wijze hiervoor een programma kan worden gemaakt dat voorziet in een vorm van ondersteuning voor een brede groep gebruikers.
Niet iedere gemeente werkt op dezelfde wijze met de bijdragenmodule van LRP en daarnaast zullen er gemeenten zijn die wellicht alleen geïnformeerd willen worden over de mogelijkheden.
Over dit voornemen volgt te zijner tijd nader bericht.
 
Financiële acties en LRP-dienstverlening
Dat LRP het programma is voor de ledenregistratie van de Protestantse Kerk is u genoegzaam bekend. Dat LRP ook de financiële acties in uw gemeente op een efficiënte wijze kan ondersteunen en daarmee de vrijwilliger en de (bijdragen)administrateur veel handmatig werk uit de handen kan nemen, lijkt nog niet bij alle gemeenten bekend te zijn, of in ieder geval onderbelicht.
De bijdragenmodule is voor iedere gemeente in LRP beschikbaar.
De Protestantse Kerk kent een aantal terugkerende financiële acties, zoals Kerkbalans, Solidariteitskas, Paas- en Eindejaarscollecte, waarvoor in LRP een geschikte toepassing aanwezig is.
Zo kunt u bijvoorbeeld voor de Aktie Kerkbalans:
  • Gepersonaliseerde toezeggingsbrieven aanmaken
  • Looplijsten maken (wordt automatisch uit het ledenbestand per bezorggebied gevuld)
  • De toezeggingen van de gemeenteleden registreren
  • Op basis van deze toezeggingen:
    • Acceptgiroformulieren maken
    • Automatische incasso’s uitvoeren
    • Gebruik maken van iDeal betalingen
  • Bankafschriften inlezen en verwerken
  • Overzichten maken van de actuele situatie van toezeggingen en ontvangsten
  • Herinneringen genereren
  • De bijdrageninformatie exporteren naar een boekhoudprogramma (Twinfield) 
    Veel gemeenten kampen met het teruglopen van het aantal vrijwilligers. Door de automatische beschikbaarheid van het ledenbestand kan LRP efficiënt worden ingericht om de jaarlijks terugkerende handelingen te vereenvoudigen, wat in veel situaties tot aanmerkelijke tijdwinst kan leiden.
     
    Een bijkomend argument om de bijdragenmodule nader te beoordelen is de beschikbaarheid van de LRP-dienstverlening. Indien gewenst kan de gehele (of -naar keuze- gedeeltelijke) uitvoering vanaf het genereren van de toezeggingsbrieven en het verzamelen en verpakken van het materiaal, tot aan het inlezen en verwerken van de bankinformatie en genereren van herinneringen, worden opgedragen aan de LRP orderafdeling.
    Informatie over de mogelijkheden die LRP u hiervoor biedt treft u aan op onze website:
    http://www.protestantsekerk.nl/lrpnetwerk/dienstverlening/geldwerving/Paginas/Default.aspx
     
    Voor nadere informatie over voornoemde onderwerpen kunt u contact opnemen met de LRP Helpdesk, via  lrp-help@protestantsekerk.nl of  030-8801777optie 2.
     
    Handleidingen LRP
    Regelmatig wordt LRP of onderdelen van het programma voorzien van nieuwe functionaliteiten.
    Een overzicht van de meest recente aanpassingen treft u aan op http://www.protestantsekerk.nl/lrpnetwerk/actueel/vernieuwingen/Paginas/Update-LRP.aspx
    Met deze aanpassingen wordt eveneens de inhoud van de handleidingen waar nodig geactualiseerd.
    Zorg er daarom voor dat u de beschikking heeft over de meest actuele handleiding, te downloaden via http://www.protestantsekerk.nl/lrpnetwerk/actueel/downloads/Paginas/Handleidingen.aspx
    De meest recente handleiding is van april 2016.
    Werkt u met een exemplaar van eerdere datum dan adviseren wij u de nieuwste versie te  downloaden. 
  • Met vriendelijke groet vanuit Utrecht, het LRP-team.